Soutenir sa thèse
L’autorisation de soutenance de thèse est accordée par le Président de l’Université, après avis du directeur de l’école doctorale, sur proposition du directeur de thèse.
Les dispositions relatives à la soutenance de thèse (rapporteurs, composition du jury, serment, etc.) sont fixées par la législation en vigueur : Arrêté du 25 mai 2016 modifié par Arrêté du 26 août 2022
NB : Les doctorants soutenant leur thèse avant le 31 décembre de l’année en cours n’ont pas à se réinscrire. Toute soutenance de thèse prévue ou reportée après le 31 décembre implique une réinscription obligatoire pour l’année universitaire suivante avec paiement des droits d’inscription et avis préalable du comité de suivi de thèse.
Procédure de soutenance de thèse
La procédure de soutenance de thèse est entièrement dématérialisée dans ADUM.
Dès que la date de votre soutenance de thèse est fixée, vous devez déclarer la soutenance dans votre profil ADUM :
Menu "Procédures / Je souhaite effectuer ma demande de soutenance"
Calendrier du processus de soutenance
Attention au respect des délais !
QUAND ?
Dates à surveiller
QUI FAIT / QUI INTERVIENT ?
QUOI ?
COMMENT ?
QUI VALIDE ?3 MOIS AVANT MINIMUM :
préparer sa soutenance
LE DOCTORANT, LA DOCTORANTE
Dans son espace ADUM :
♦ complète son portfolio de formations avec notamment les 3 formations obligatoires :
- Ethique de la recherche ou Intégrité scientifique,
- Diffuser sa thèse à la BU,
- Déposer ses travaux dans HAL.♦ dépose ses publications dans HAL et les importe dans ADUM : menu gauche Publications/ importer mes publications HAL
♦ met à jour ses données :
titre de la thèse en français et en anglais, mots-clés, résumés en français et anglais de 4000 caractères maximum (espaces et ponctuation compris)
Dans ADUM :
Doctorant.e
2 MOIS AVANT :
ATTENTION DEADLINE pour proposition RAPPORTEURS & JURY !
LE DOCTORANT, LA DOCTORANTE
Dans ADUM :
♦ déclare et saisit toutes les données de soutenance :
date, heure, lieu, confidentialité, rapporteurs et membres du jury en précisant qui sera en distanciel♦ finalise les résumés de la thèse en français et anglais (rappel : nombre de caractères limité à 4000)
♦ formule la demande le cas échéant :
- de confidentialité de la thèse
- de rédaction de la thèse en langue étrangère
- du Label européen♦ finalise sa déclaration de soutenance en cliquant sur le bouton "J'ai finalisé la saisie des informations relatives à ma soutenance" pour envoi des données à la Direction de thèse.
Dans ADUM :
Directeur.trice de Thèse
LE DIRECTEUR, LA DIRECTRICE DE THÈSE
Dans ADUM :
♦ contrôle et valide :
- les données des rapporteurs,
- la proposition et les données des membres du jury
- les demandes de participation en distanciel
Hors ADUM :
♦ demande modification du mode de participation le cas échéantDans ADUM :
Directeur.trice de Laboratoire
École Doctorale
École Doctorale
Après validation Directeur.trice de Laboratoire
L’ÉCOLE DOCTORALE
DIRECTION DE L'ED
Dans ADUM :
♦ contrôle et valide les données
♦ contrôle le portfolio des formations et les compétences acquises
♦ par sa validation, soumet la proposition des Rapporteur.es et membres du Jury au Chef d’Établissement
Dans ADUM :
Direction de l'ED
VP Recherche
par délégation
Après validation du Vice-Président de la Commission Recherche
LE DOCTORANT, LA DOCTORANTE
♦ contacte le gestionnaire de son laboratoire pour l’organisation de la soutenance (réservation de la salle, mise en place de la visio...)
Doctorant.e et Directeur.trice de thèse
AU PLUS TARD 1 MOIS AVANT :
ATTENTION DEADLINE !
LE DOCTORANT, LA DOCTORANTE
Dans ADUM :
♦ dépose le fichier électronique de la thèse dans l'espace dédié 1er dépôt (menu gauche Dépôt du pdf de la thèse)
Dans ADUM :
Service Commun Documentation (SCD)
L’ÉCOLE DOCTORALE
Depuis ADUM :
♦ envoie demandes de rapports et convocations au jury (sous réserve d'autorisation de soutenance) avec la version numérique de la thèse
Rapporteur.es et Membres du jury
AU PLUS TARD 15 JOURS AVANT
ATTENTION DEADLINE !
LES RAPPORTEUR.ES
Dans l’URL envoyée par ADUM :
♦ donnent leur avis sans ambiguïté à l'autorisation de soutenance
♦ déposent leur rapport (pdf) dans l'URL dédiée et indiquent leur évaluation dans le formulaire ADUM.
NB : selon la réglementation nationale, le Chef d'Établissement ne peut autoriser la soutenance si les rapports des rapporteurs ne sont pas parvenus avant le délai légal incompressible de 14 jours.
Direction de l'ED
LA DIRECTION DE L'ED
Dans ADUM :
♦ par sa validation, soumet l'Autorisation de Soutenance au Chef d’Établissement
Dans ADUM :
VP Recherche par délégation
Après accord du Vice-Président de la Commission Recherche
L’ÉCOLE DOCTORALE
Dans ADUM :
♦ transmet rapports et PDF thèse aux membres du jury
♦ diffuse l'Avis de soutenance
2 jours avant
LE DIRECTEUR, LA DIRECTRICE DE THÈSE
Depuis son espace ADUM :
♦ télécharge les documents de soutenance (PV, avis reproduction de thèse, page de garde, rapport de soutenance, serment...)
Directeur.trice de thèse
QUAND ?
Dates à surveiller
QUI FAIT / QUI INTERVIENT ?
QUOI ?
COMMENT ?
QUI VALIDE ?
LE JOUR J
LE DIRECTEUR, LA DIRECTRICE DE THÈSE
LE DOCTORANT, LA DOCTORANTE♦ organise la visioconférence s'il y a lieu : gère les procurations, les absents etc.
Attention : en cas d’absence d'un juré, la composition du jury doit rester conforme, moité Professeurs ou Directeurs de recherche ou assimilés et moité extérieurs.
♦ soutient sa thèse et prête sermentJury /
Président.e du jury
QUAND ?
Dates à surveiller
QUI FAIT / QUI INTERVIENT ?
QUOI ?
COMMENT ?
QUI VALIDE ?
2 jours après
LE DIRECTEUR, LA DIRECTRICE DE THÈSE
Dans ADUM :
♦ dépose dans l'espace dédié "Dépôt des documents de soutenance" les pièces suivantes :
- PV de soutenance
- Avis de reproduction
- Rapport technique de visio et procurations (si jurés en distanciel)
Hors ADUM :
♦ transmet les originaux à l'ED
École Doctorale
Dans la semaine suivant la soutenance,
AU PLUS TARD 15 JOURS APRÈS ATTENTION DEADLINE !
LE DIRECTEUR, LA DIRECTRICE DE THÈSE
Dans ADUM :
♦ dépose dans l'espace dédié "Dépôt du Rapport de soutenance" 1 seul fichier comprenant page de garde "Rapport de soutenance" (avec mention du nombre de pages) et rapport de soutenance tous deux signés.
Attention : cet espace visible par le doctorant ne doit contenir que le rapport !
Hors ADUM :
♦ transmet tous les documents originaux à l'ED
École Doctorale
École Doctorale
Dans le mois suivant la soutenance
L’ÉCOLE DOCTORALE
Dans ADUM :
♦ contrôle la conformité des documents
♦ édite l'Attestation de réussite
Hors ADUM :
♦ transmet Attestation de réussite au VP Recherche pour signature manuscrite
École Doctorale
VP Recherche (par délégation)
Après signature du Vice-Président de la Commission Recherche
L’ÉCOLE DOCTORALE
Hors ADUM :
♦ délivre l'attestation de réussite aux docteur.es
Attention : délivrance conditionnée à la validation des heures de formation dont les formations obligatoires et au dépôt de l'autorisation de diffusion du SCD.
Docteur.e
Dans les 3 mois suivant la soutenance
ATTENTION DEADLINE 3 MOIS !
LE NOUVEAU DOCTEUR, LA NOUVELLE DOCTEURE
Dans ADUM :
♦ dépose la version électronique définitive de la thèse corrigée dans l'espace dédié au 2e dépôt.
Attention : conformément à l'arrêté en vigueur, si la 2e version n'est pas déposée dans les 3 mois suivant la soutenance de thèse, la version provisoire sera considérée comme définitive.
♦ définit le périmètre de diffusion électronique de sa thèseDans ADUM :
Directeur de thèse
Service Commun Documentation (SCD)
LE DIRECTEUR, LA DIRECTRICE DE THÈSE (si corrections mineures)
ou
LE PRÉSIDENT, LA PRÉSIDENTE DU JURY (si corrections majeures)
Dans ADUM :
♦ contrôle les corrections et valide la version définitive de la thèse
SCD
Après validation du 2e dépôt de thèse par la Direction de thèse ou le/le Président.e du jury
LE SERVICE COMMUN DE DOCUMENTATION (SCD)
Depuis ADUM & STAR :
♦ contrôle et met à jour les métadonnées de la thèse
♦ diffuse la thèse définitive et ses métadonnées dans thèses.frDocteur
Année N+1
(vers le mois de juin)
L’ÉCOLE DOCTORALE
LA DIRECTION DE LA VIE ETUDIANTE (DEVE)
LE CENTRE DES ÉTUDES DOCTORALES (CED)
LE DOCTEUR, LA DOCTEURE
Dans ADUM :
♦ vérifie la conformité des processus
Dans APOGEE :
♦ saisit les données de soutenance
♦ contrôle les maquettes des diplômes
Dans APOGEE :
♦ contrôle et édite les diplômes
♦ remet les diplômes aux nouveaux Docteur.es lors de la Cérémonie de remise des diplômes au mois de juin de l'année N+1
♦ pour obtenir son diplôme hors cérémonie :
- transmet le Formulaire de retrait des diplômes ci-dessous à son école doctorale :
- ou prend rendez-vous au CED
Centre des Études Doctorales
DEVE
Docteur
École Doctorale